října 30, 2020

Pandemie koronaviru výrazně ovlivnila nejen fungování celé společnosti, ale změnila také dosavadní rytmus v kancelářských centrech. Díky zavedení práce z domova nyní mnohé společnosti čelí nové výzvě, jak s kancelářským prostorem naložit. Vítězi se stanou ty, které přijmou flexibilní model: to znamená, že budou mít zajištěn okamžitý přechod do online prostředí a budou schopny rychle a bez významných ztrát reagovat na nepředvídatelné situace. Zároveň se ale nesmějí připravit o nenahraditelnou funkci kanceláře – o její sociální aspekt. Společnost CBRE, světový lídr v oblasti komerčních realitních služeb, předkládá oblasti, na které se u kanceláří doporučuje zaměřit. A také radí, jak změny nejlépe začlenit do fungování firem. To vše zahrnuje především:

  • Prostorovou flexibilitu kanceláří
  • Zmenšení prostor pro individuální práci a naopak zvětšení prostor pro sdílení
  • Důraz na flexibilitu ve výkonu práce z hlediska prostoru i času
  • Nové nastavení vedení lidí
  • Investice do technologií
  • Zdravé a udržitelné prostředí, které se stane výhodou na zaměstnaneckém trhu


Inspirace coworkingovými centry: méně prostoru pro individuální práci, více pro sdílení

Kanceláře jsou místem spontánní interakce, kde se tvoří firemní kultura a upevňují hodnoty. Budování přátelských vztahů s kolegy prohlubuje pocit sounáležitosti a loajality, které jsou zásadní pro fungování každé společnosti. A k tomu je fyzická přítomnost nutná.


"Budoucnost kanceláří spočívá ve vytvoření komunitní platformy namísto klasických kanceláří. Inspirací se stanou coworkingová centra, která pomáhají propojovat lidi, zvyšovat povědomí o expertních zkušenostech dalších členů a vytvářet příležitosti pro setkávání. Postupně dojde ke zmenšování prostor pro individuální práci až na desetinu současné velikosti. Naopak více místa bude vyčleněno pro schůzky a neformální setkávání. Přibydou i klidové a relaxační zóny. Lidé budou do kanceláře chodit pro radu, popovídat si a poslechnout si, co se děje,“
říká Filip Muška, specialista na pracovní prostředí v CBRE

Muška dále dodává:Z našich interních měření v různých společnostech vyplývá, že kolem 20 % lidí v kancelářích není denně, anebo se v nich pohybuje pouze 2 hodiny. Téměř každá firma si proto může dovolit pokles na 80 % pracovních míst, která budou sdílená. U některých může jít až o 50 %. Vše závisí na konkrétním oboru podnikání i mentálním nastavení dané společnosti. Momentální situace velmi dobře ukazuje, že flexibilní model kanceláří může velmi dobře fungovat. Firmám proto doporučujeme alespoň část nevyužitého prostoru (cca 20 %) nevracet a reinvestovat tak, aby svým lidem do budoucna vytvořily lepší prostor a podmínky pro sekávání a spolupráci.“

Moderní způsob práce si žádá maximální flexibilitu. Mění se způsob vedení lidí

Součástí moderního a flexibilního způsobu práce je poskytnutí svobody zaměstnancům jak ve věcech časového rozvržení pracovní doby a tempa, tak výběru prostředí. Široké přijetí práce z domova ze strany firem i zaměstnanců tento trend jednoznačně podporuje. Roli hraje vyšší produktivita práce u úkolů, které vyžadují klid a soustředění, úspora času při přepravě do kanceláře anebo časová flexibilita, kdy zaměstnanci mohou pracovat podle potřeby v průběhu celého dne. CBRE navíc očekává, že k práci z domova se připojí i možnost pracovat v coworkingových centrech. Ta budou dostupná v blízkosti bydliště a pomohou rozprostřít rizika: jak zdravotní (nesetkává se celý tým), tak finanční (není třeba velký prostor centrální kanceláře).

Společnosti ovšem musí zvážit, v jakém objemu práci na dálku využívat. Její míra by neměla dosáhnout 100 %. Práce na home office vyžaduje proaktivitu řadových zaměstnanců – a pokud je jí příliš, mohou snadno ztratit pocit angažovanosti a motivaci. Využívání práce na dálku také klade zvýšené nároky na práci manažerů. „Lídr se posouvá spíše do role mentora, který udržuje spojení týmu a vede lidi, kteří již umí samostatně pracovat a řešit úkoly. Vytrácí se kontrola zaměstnance na denní bázi a může docházet k odhalení špatně sestavených týmů. Nejvyšší vedení se musí na tuto situaci připravit a dobře reagovat: pomoci s komunikací, nabídnout školení lídrům, nastavit správné procesy řízení lidí, ukázat ideální řešení a postupy,“ komentuje Filip Muška.

Investice do moderních technologií je naprosto zásadní

Náhlý přechod na práci z domova v podstatě ze dne na den donutil společnosti nakoupit jak potřebný hardware, tak software. A také poskytnout zaměstnancům nástroje pro vzdálenou práci a zavést online platformy pro spolupráci.


"Posun ve využití moderních technologií se ovšem nezastaví a očekáváme jej zejména ve vybavení a přizpůsobení fyzických kanceláří pro hybridní spolupráci. Příkladem jsou zasedací místnosti, které jsou většinou vybavené pouze projektorem, případně jednou kamerou, která zabírá celý prostor a nezachycuje jednotlivé účastníky online schůzek. Chybí také nástroje pro interakci, jako jsou třeba whiteboardy (online tabule pro poznámky), kam mohou všichni psát a vzdáleně sdílet nápady,"
 popisuje Filip Muška

Zdravé a udržitelné prostředí jako konkurenční výhoda na trhu

Zelené certifikace moderních kancelářských center LEED a BREEAM jsou již dnes standardem. Nicméně vnitřní prostory jsou stále rozčleněny do kanceláří nebo pracovních míst pro konkrétní pracovníky a při každé změně se musí stavebně upravovat. Zaměření na udržitelnost vnitřních prostor s sebou sice ponese vyšší investice do dobré technické a prostorové připravenosti kanceláří (koryta pro kabeláž, mobilní příčky, demontovatelné kobercové panely apod.), nicméně dlouhodobě zaručí univerzálnost prostor. Firma díky tomu bude moc dynamicky růst a měnit struktury i velkosti týmů.

Ovšem pro dosažení skutečné flexibility kanceláří je stěžejní zavádění moderních technologií. Senzory poskytující data o obsazenosti, budova přizpůsobující výměnu vzduchu a chlazení momentální kapacitě, informace o poloze lidí, které mohou pomoci s trasováním kontaktů. Aplikace propojená s mobilním telefonem každého zaměstnance přizpůsobí pracovní prostředí jednotlivcům na míru. „V kancelářích budoucnosti nám mobilní aplikace pomůže vybrat pracovní místo podle preferencí okolní teploty a světla, nastaví výšku stolu a v kávovaru připraví oblíbený nápoj. Bude nám rezervovat parkování anebo přidruženou aplikací zamluví elektrokolo či koloběžku pro cestu do práce,“ uzavírá Filip Muška.

Zpět na domovskou stránku Media Center

Společnost CBRE získala dvě ocenění v prestižní soutěži CIJ Awards

Společnost CBRE získala dvě ocenění v prestižní soutěži CIJ Awards

CBRE: Renegociace vloni dominovaly kancelářskému trhu.  Letos budou ještě akcelerovat

CBRE: Renegociace vloni dominovaly kancelářskému trhu. Letos budou ještě akcelerovat

CBRE zahájila správu kancelářského portfolia CA Immo v ČR s pronajímatelnou plochou téměř 130.000 m2

CBRE zahájila správu kancelářského portfolia CA Immo v ČR s pronajímatelnou plochou téměř 130.000 m2