února 28, 2022

Podle kanceláří poznáte firmu. Na co myslet, než si pronajmete pracovní prostory?


Rostete a potřebujete nové kanceláře. Nebo zakládáte úplně novou firmu či pobočku. Jisté je jedno: chcete, aby vaše nové pracovní prostředí stálo za to a investice se vyplatila. Podívejte se, co byste měli zohlednit, pokud se rozhodnete pro pronájem.



Začněte hledat včas


Prozíravému štěstí přeje. Nenechávejte hledání a stěhování na poslední chvíli – pokud má vaše firma sto a více zaměstnanců, po nových kancelářích byste se měli začít poohlížet ideálně dva roky dopředu. Pokud méně, vyhraďte si na hledání alespoň rok a půl. „Jen tak dostanete kanceláře v požadované kvalitě a za odpovídající cenu,“ upozorňuje Adéla Kudrnáčová, expertka na zastupování kancelářských nájemců. Zkratkovitá a uspěchaná rozhodnutí k úspěchu nepovedou – a navíc se můžou pěkně prodražit. Nechte si také dostatek času na vyjednání nájemní smlouvy. Za pomoci realitního agenta budete nutnou byrokracii vyřizovat tři až čtyři měsíce, bez něj pravděpodobně ještě déle. 

Na místě záleží


Než se začnete zabývat možnou lokalitou, zvažte, kde je vaše cílová skupina. Máte vytipované konkrétní části Prahy? Potřebujete dobrou dopravní dostupnost, nebo vám nevadí odlehlejší místa? Pokud se stěhujete, vycházejte ze zkušeností – když si klienti stěžovali, že nemají kde zaparkovat, máte jedinečnou možnost to napravit. Lokalita do velké míry utváří částku, kterou za pronájem dáte – věnujte jí tedy dostatečnou pozornost.

Spíše než podepisování dlouhodobých pronájmů nabízí coworking mnohem flexibilnější podmínky. Provozovatelé prostor svým klientům běžně nabízejí různé členské tarify, které jednotlivcům nebo společnostem umožňují volbu té nejvýhodnější varianty v závislosti na jejich individuálních potřebách. Mezi obvyklé nabídky členství patří hot desky, vyhrazené stoly, soukromé kanceláře nebo členství s hodinovou sazbou. Členové si mohou připlatit také za fixní pracovní stůl, za pronájem celé zasedací místnosti nebo za neomezený přístup do coworkingových prostor. Většina členských poplatků obvykle zahrnuje vstup na speciální akce a další nabídky (podpora komunitní manažerky, bar s kávou a kvalitním občerstvením, uzamykatelné skříňky, partnerské slevy pro jednodušší podnikání či osobní rozvoj apod.).
 
$name
(Zdroj: Adobe Stock)

Flexibilní coworking, stabilnější klasika


Sdílené kanceláře jsou hitem posledních let. Čísla mluví za vše: podle výzkumné platformy Statista dnes na světě najdete přes 26 tisíc coworkingů, zatímco před deseti lety jich bylo jen kolem šesti set. Nespornou výhodou je flexibilita nájemní smlouvy. Ideální volba zejména tehdy, když úplně přesně nevíte, jakým tempem se bude vaše podnikání vyvíjet, a nechcete riskovat. 

Klasický pronájem kanceláří vás oproti tomu většinou zavazuje na pět let.Pokud se rozhodnete pro fixní smlouvu, měli byste vědět, jaké máte plány do budoucna a jestli plánujete třeba 50% nebo 100% nárůst počtu zaměstnanců,“ doplňuje Adéla Kudrnáčová. Pokuste se vývoj tzv. headcountu odhadnout co nejpřesněji. Předejdete tak tomu, abyste za rok zjistili, že potřebujete dvakrát větší prostory, protože se tři kolegové mačkají u jednoho stolu a zasedačka je věčně plná.

Komunitní atmosféru, klid nebo obojí?


Rozhodování mezi coworkingem, open spacem a oddělenými kancelářemi by mělo odrážet povahu byznysu a zaměstnanců. „Firma by měla určit, jakou má vizi a jaký je průměrný věk zaměstnanců. A také jestli víc potřebuje uzavřené prostory, nebo jestli je žádoucí, aby spolu lidé co nejvíce komunikovali,“ vysvětluje Filip Muška, Workplace Strategies & Change Management Lead. Tomu pak můžete přizpůsobit samotný design a architekturu. Hledáte prostor s odpočinkovými zónami a komunitními kuchyněmi? Mají vaši zaměstnanci radši minimalismus, nebo dávají přednost dekorativnosti a útulnosti? Potřebují při práci naprosté ticho, nebo jim nevadí kancelářský šum?

 
$name
(Zdroj: Adobe Stock)

Často je dobrým řešením zlatá střední cesta: řada projektů dnes komunitní a soukromé zóny kombinuje. V takových prostorách najdete jak místo pro hlasitější týmovou spolupráci, tak i izolované zóny pro sólisty. Ideální řešení pro firmy, které mají zaměstnance s různými typy agendy a preferencemi. Povaha pracovního prostoru by zkrátka měla zrcadlit povahu vašeho podnikání. Protože jaká firma, takové kanceláře.

 

Pokud se ve světě komerčních nemovitostí a pronájmů ještě pořád trochu ztrácíte, ozvěte se nám.